Podczas rekrutacji należy złożyć następujące dokumenty:
(dokumentów nie wgrywa się w systemie IRK - wyjątek stanowi rekrutacja na kształcenie w języku angielskim):

• podanie do rektora o przyjęcie do szkoły doktorskiej, zawierającego dane kontaktowe oraz określającego dyscyplinę, w której kandydat planuje kształcenie [generowane w systemie IRK],
• życiorys lub CV,
• opis projektu badawczego/artystycznego będącego przedmiotem rozmowy kwalifikacyjnej (maksymalnie 3 strony opisu, bibliografia nie wlicza się do limitu stron),
• dyplom magisterski - do wglądu oryginał lub odpisu dyplomu ukończenia studiów drugiego stopnia lub jednolitych studiów magisterskich (albo wystawione przez dziekanat zaświadczenia o uzyskaniu tytułu zawodowego magistra, magistra sztuki, magistra inżyniera lub równorzędnego) - na miejscu wykonywana jest kopia dyplomu, którą poświadcza pracownik Biura ds. Stopni, oryginał jest zwracany właścicielowi,
• zaświadczenie o średniej ocen za okres studiów pierwszego i drugiego stopnia lub jednolitych studiów magisterskich (albo za okres studiów ukończonych za granicą, uznanych za równorzędne ze studiami pierwszego i drugiego stopnia lub z jednolitymi studiami magisterskimi) lub suplement dyplomu z informacją o średniej (oryginał do wglądu pracownika Biura ds. Stopni),
• kwestionariusz kandydata wypełniony według wzoru stanowiącego załącznik do uchwały,
• dokumenty potwierdzające aktywność naukową,
• dokumenty potwierdzające aktywność artystyczną (dla kandydatów z dyscypliny sztuki muzyczne),
• dokumenty potwierdzające dodatkową aktywność,
• rekomendacja planowanego promotora (wybieranego z dostępnej na stronie internetowej Szkoły Doktorskiej UKW bazy promotorów) - komisja ma prawo odrzucić wniosek kandydata zawierający rekomendację innej osoby.

Dokumenty potwierdzające działalność naukową to w szczególności:

• zaświadczenie o czynnym udziale w konferencji naukowej;
• artykuł naukowy w czasopiśmie (potwierdzenie: kserokopia/wydruk karty tytułowej i redakcyjnej, zawierającej numer ISSN lub ISBN, spisu treści, pierwszej strony tekstu; dodatkowo ew. link do zasobu internetowego, numer DOI);
• monografia naukowa (potwierdzenie: kserokopia karty tytułowej i redakcyjnej publikacji, zawierającej numer ISBN, jeśli publikacja internetowa – także numer DOI);
• rozdział w monografii naukowej (potwierdzenie: jw., kserokopia spisu treści);
• publikacja naukowa przyjęta do druku (potwierdzenie: zaświadczenie z wydawnictwa/redakcji czasopisma);
• dokument potwierdzający uzyskanie patentu, wdrożenia; 
• dokument potwierdzający udział w projekcie badawczym.

Dokumenty potwierdzające aktywność artystyczną (dla kandydatów z dyscypliny sztuki muzyczne) obejmują działalność artystyczną, nagrania płytowe, programy radiowe i TV.

Dokumenty potwierdzające dodatkową aktywność kandydata:

• udział w pracach kół naukowych,
• osiągnięcia w zakresie popularyzacji nauki,
• udział w programach wymiany studentów,
• stypendia naukowe, nagrody i wyróżnienia,
• wolontariat.

Dla kandydatów z dyscypliny sztuki muzyczne dokumenty potwierdzające dodatkową aktywność naukową/artystyczną kandydata:

• artykuł w czasopiśmie naukowym/studenckim/doktoranckim,
• czynny udział w konferencjach naukowych,
• udział w konkursach i festiwalach muzycznych,
• praca w kołach naukowych,
• nagrody i wyróżnienia w zakresie sztuk muzycznych,
• stypendia naukowe,
• wolontariat. 

Kandydat legitymujący się dyplomem ukończenia studiów za granicą zobowiązany jest złożyć dyplom poświadczony zgodnie z przepisami właściwymi dla kraju i daty wydania dyplomu (zalegalizowany albo poświadczony klauzulą apostille). Do dyplomu innego niż wydany w Polsce kandydat dołącza odpowiedni wydruk recognition statement z systemu Kwalifikator NAWA, z adnotacją „Uprawnia do ubiegania się o nadanie stopnia doktora/przyjęcia do szkoły doktorskiej”.

Tłumaczenia dokumentów urzędowych muszą być potwierdzone przez tłumacza przysięgłego.