Zasady rozliczania wyjazdów zagranicznych ze środków na badania.

Zasady rozliczania wyjazdów krajowych reguluje Zarządzenie Nr 77/2020/2021 Rektora Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego z dnia 2 czerwca 2021 r. oraz Zarządzenie nr 21/2022/2023 Rektora UKW  z dnia 17 stycznia 2023 r. w sprawie Regulaminu dotyczącego krajowych i zagranicznych wyjazdów pracowników UKW oraz zasad finansowania kosztów wyjazdów krajowych  i zagranicznych osób niebędacych pracownikami uczelni.

Wszystkie dokumenty składa się w Biurze Współpracy Międzynarodowej 14 dni przed planowana podróżą. W przypadku obowiązku opłaty wpisowego na konferencję wniosek należy złożyć nie później niż 14 dni przed upływem daty dokonania opłaty. przypadku zakupu biletów lotniczych BWM dokonuje zlecenia rezerwacji po otrzymaniu kompletnego wniosku/umowy. Wniosków składanych po wyjeździe nie rozpatruje się.

Wyjazdy na konferencję, sympozjum, kongres:

• 14 dni przed konferencją dostarczacie Państwo "Wniosek o finansowanie kosztów wyjazdu doktoranta" (załącznik nr 5a) oraz  "Umowę na wyjazd zagraniczny doktoranta" (załącznik nr 8). Wniosek wraz umową doktorant wypełnia za pomocą aplikacji komputerowej znajdującej się na stronie internetowej Biura Współpracy Międzynarodowej: bwm.ukw.edu.pl
• do umowy dołączacie Państwo zaproszenie lub informacje od organizatorów (program),
• krótki abstrakt dotyczący referatu (tytuł referatu w języku polskim i/lub obcym),
• potwierdzenie rezerwacji hotelu w przypadku rozliczania noclegów rachunkiem,
• pełne dane dotyczące opłaty konferencyjnej (nazwę i adres banku, nr konta, nazwę i adres beneficjenta, SWIFT/BIC/ABA routing numer w przypadku przelewów do USA, IBAN oraz informację, co dana opłata obejmuje i do kiedy należy ją uiścić); w przypadku konieczności dokonania opłaty kartą UKW (np. za wpisowe, przedpłata za hotel) rejestracji dokonuje osobiście osoba wyjeżdżająca w Dziale Finansowym UKW, a płatności pracownik DF. Opłatę za konferencję zazwyczaj dokonuje UKW na konto organizatora konferencji,
• po odbytej konferencji składacie Państwo druk "Sprawozdanie pobytu za granicą" (załącznik  nr 11) wraz z biletami przejazdowymi, fakturami za nocleg itp. (każdą fakturę trzeba opisać i podpisać z zaznaczeniem na jakie konto ma być wykonany zwrot środków). Sprawozdanie podpisuje Dyrektor Szkoły Doktroskiej. Faktury podpisuje doktorant. 

Wyjazdy na kwerendy/badania terenowe:

• 14 dni przed kwerendą/badaniami dostarczacie Państwo "Wniosek o finansowanie kosztów wyjazdu doktoranta" (załącznik nr 5a) oraz  "Umowę na wyjazd zagraniczny doktoranta" (załącznik nr 8). Umowę doktorant wypełnia za pomocą aplikacji komputerowej znajdującej się na stronie internetowej Biura Współpracy Międzynarodowej: bwm.ukw.edu.pl
• do umowy dołączacie Państwo szczególowy plan kwerendy/badań terenowych (nazwy bibliotek, poszukiwane pozycje książkowe),
• potwierdzenie rezerwacji hotelu w przypadku rozliczania noclegów rachunkiem,
• po odbytej kwrerendzie składacie Państwo druk "Sprawozdanie pobytu za granicą" (załącznik  nr 11) wraz z biletami przejazdowymi, fakturami za nocleg itp. (każdą fakturę trzeba opisać i podpisać z zaznaczeniem na jakie konto ma być wykonany zwrot środków). Faktury podpisuje doktorant. 

Używanie prywatnych samochodów do celów związanych ze studiami przez doktorantów

• doktoranci UKW mogą używać do celów podróży służbowych samochodów osobowych niebędących własnością UKW do celów badawczych,
• w tym celu składa się "Wniosek doktoranta o wyrażenie zgody na używanie pojazdu prywatnego do celów służbowych (załącznik nr 3) zaopiniowany przez Dyrektora Szkoły Doktorskiej oraz Dziekana. Wniosek rozpatruje Prorektor ds. Rozwoju i Wsdpółpracy UKW,
• z doktorantem, który uzyskał zgodę na używanie samochodu osobowego niebędącego własnością UKW do celów podróży służbowej obowiązuje zawarcie "Umowy o używanie pojazdu doktoranta do celów badawczych"  załącznik nr 4 " (aneks do umowy – załącznik nr 19), którą podpisuje Prorektor przy kontrasygnacie finansowej Kwestora. Przy zawieraniu umowy należy zaplanować liczbę kilometrów na cały okres jej trwania oraz wpisać stawkę za jeden kilometr 0,5000. Zawiera się umowę na okres jednego roku, w indywidualnych sytuacjach możliwe jest zawarcie umowy na okres krótszy niż rok.
• umowę na używanie samochodu osobowego do celów podróży służbowej podpisuje się i przedkłada do Działu Finansowego przed planowanym terminem wyjazdu.
• po odbytej podróży doktorant składa wypełniony druk "Ewidencji przebiegu pojazdu" wraz oświadczeniem o pasażerach (załacznik nr 16).

Więcej informacji znajdziecie Państwo w Zarządzeniu nr 77/2020/2021 Rektora UKW z dnia 2 czerwca 2021 r. oraz Zarządzenie zmieniające nr 21/2022/2023  dnia 17 stycznia 2023 r.