Rekrutacja do szkoły doktorskiej prowadzona jest etapowo:

1. Kandydat zapoznaje się z obowiązującą Uchwałą Rekrutacyjną oraz Kryteriami rekrutacyjnymi: dla kandydatów do szkoły doktorskiej z dziedziny: nauk inżynieryjno-technicznych; nauk ścisłych i przyrodniczych; nauk społecznych oraz nauk humanistycznych lub dla kandydatów do szkoły doktorskiej z dziedziny sztuki.
2. Kandydat przed rekrutacją znajduje sobie potencjalnego promotora w dyscyplinie, w której zamierza się doktoryzować. Warunkiem przejścia do kolejnego etapu jest uzyskanie pisemnej rekomendacji przyszłego promotora na podjęcie się opieki naukowej nad przyszłym doktorantem, wybranego z listy promotorów. W celu znalezienia promotora, zachęcamy do zapoznania się z listą promotorów oraz listą proponowanych zakresów tematycznych projektów badawczych. 
3. Kandydat rejestruje swoje konto w Internetowym Systemie Rekrutacyjnym UKW i aplikuje do szkoły na  wybraną przez siebie dyscyplinę zgodnie z uruchomionymi w danym roku naborami. Rejestracja kandydatów w systemie IRK trwa od 19 do 30 sierpnia br. Regulamin Internetowej Rejestracji Kandydatów
4. Kandydat dokonuje opłaty rekrutacyjnej w wysokości 200 zł, na numer konta bankowego znajdującego się w koncie kandydata w dziale: "Płatności". Opłatę rekrutacyjną należy wnieść do 30 sierpnia br. Potwierdzenie dokonania opłaty należy złożyć wraz z całą dokumentacją.
5. Kandydat składa dokumenty do szkoły doktorskiej w dniach od 26-30 sierpnia br.  Aby zostać przyjętym do szkoły  wymagane jest terminowe złożenie oryginałów dokumentów. Komplet dokumentów można przesłać za pośrednictwem poczty na adres Biura ds. Stopni UKW, ul. J.K. Chodkiewicza 30, 85-064 Bydgoszcz.
   W przypadku osób przebywających poza granicami Polski skany dokumentów załącza się do swojej aplikacji w systemie rekrutacyjnym, a następnie - po przyjeździe do Polski - składa w oryginale.
6. W pierwszym etapie postępowania kwalifikacyjnego Komisje Rekrutacyjne powołane do przeprowadzenia naboru kandydatów do szkoły doktorskiej oceniają pod względem formalnym kompletność i zgodność  dokumenty złożonych przez kandydatów oraz  przyznają punkty zgodnie z kryteriami określonymi w załączniku do uchwały rekrutacyjnej.
7. Ocenę formalną oraz analizę dokumentów złożonych przez kandydata komisja dokonuje w terminach określonych w harmonogramach posiedzeń komisji rekrutacyjnych każdej z dyscyplin. 
8. Kandydaci, którzy spełnili kryteria formalne przechodzą do etapu drugiego. Podczas drugiego etapu postępowania kwalifikacyjnego, w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej, komisje rekrutacyjne oceniają potencjał naukowy lub artystyczny kandydata. Miejsce i dokładny termin przeprowadzania rozmów kwalifikacyjnych wskazuje przewodniczący komisji rekrutacyjnej w harmonogramie rekrutacji.
9. Na zakończenie tworzona jest lista rankingowa, uwzględniająca wszystkich kandydatów, którzy wzięli udział w rekrutacji. O kolejności umieszczenia nazwisk kandydatów na liście rankingowej decyduje liczba punktów rekrutacyjnych uzyskanych w postępowaniu kwalifikacyjnym. Wyniki postępowania kwalifikacyjnego komisja rekrutacyjna ogłasza na stronie internetowej UKW (wyłącznie lista kandydatów zakwalifikowanych).
10. Kandydaci nieprzyjęci otrzymują indywidualne decyzje. Kandydaci przyjęci uzyskują wpis na listę doktorantów i status  doktoranta z chwilą immatrykulacji.